{"id":3106,"date":"2026-06-05T13:58:37","date_gmt":"2026-06-05T11:58:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rothkopf-huberty.de\/blog\/?p=3106"},"modified":"2026-06-09T14:46:47","modified_gmt":"2026-06-09T12:46:47","slug":"organisation-improvisation-teamwork-arbeiten-bei-rh-live","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rothkopf-huberty.de\/blog\/organisation-improvisation-teamwork-arbeiten-bei-rh-live\/","title":{"rendered":"Organisation, Improvisation, Teamwork: Arbeiten bei R&H Live!"},"content":{"rendered":"\n
Festivalbesuche verbinden viele Menschen mit Musik, guter Stimmung und unvergesslichen Erlebnissen. Doch bevor Besucherinnen und Besucher durch liebevoll gestaltete Markenwelten schlendern, in Fotoboxen lachen oder in einer Festival-Oase entspannen k\u00f6nnen, steckt dahinter jede Menge Planung, Organisation und Teamarbeit. Wie sieht der Arbeitsalltag hinter den Kulissen eigentlich aus? Rebecca, Projektmanagerin bei R&H Live!, nimmt euch mit auf ein Festivalwochenende und zeigt, was es bedeutet, Markenauftritte von der Anreise \u00fcber den Aufbau bis zum laufenden Betrieb erfolgreich umzusetzen. Daher geben wir nun das Wort an unsere Rebecca. Los geht\u2019s!<\/p>\n\n\n\n
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Zwischen Sand, Soundcheck und spontanen L\u00f6sungen \u2013 mein Alltag als Projektmanagerin im Live-Team<\/h2>\n\n\n\n
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Hall\u00f6chen meine Lieben, ich bin Rebecca, und bin seit Oktober 2024 bei Rothkopf & Huberty als Projektmanagerin in der Unit R&H Live! am Start. Seit 2018 bin ich bereits als Promoterin und Supervisorin Teil der Festival-Crew, und bin jetzt fester Bestandteil des Agenturteams.\u00a0Da diese Beschreibung meines Jobs wirklich sehr schwammig ist, haben mich mittlerweile viele Leute aus meinem privaten Umfeld gefragt: \u201eSag mal, was machst du da eigentlich?\u201c Wenn ich dann sage, dass ich Markenauftritte f\u00fcr Festivals plane und durchf\u00fchre, denken viele zuerst an das ideale Festivalleben: gute Musik, fantastische Stimmung und vielleicht nebenbei etwas Organisation. Die Wahrheit ist, dass der \u201eManagement\u201c-Teil meines Jobs beginnt lange bevor die erste B\u00fchne bespielt wird \u2013 ein Gro\u00dfteil davon passiert komplett hinter den Kulissen. Um diesen Teil soll es bei diesem Beitrag allerdings nicht gehen, dazu erz\u00e4hle ich vielleicht ein anderes Mal mehr.\u00a0<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n
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Heute nehme ich euch lieber mal direkt mit an den Ort des Geschehens. Dahin, wo es meist staubig, laut, manchmal chaotisch und eigentlich immer ziemlich spa\u00dfig ist \u2013 direkt in den Festival-Alltag. Zum Parookaville, Rock im Park, SMS und Co., zu einem Einblick in einen planbaren und doch manchmal \u00fcberraschenden Alltag.<\/p>\n\n\n\n
Meistens ist der Anreisetag eher unspektakul\u00e4r, zumindest was die operative Arbeit angeht. Wenn das Festival nicht in NRW, also im Umkreis der Agentur, stattfindet, sitzen wir erstmal einige Stunden im Auto. Oder im Sprinter. Oder im Produktionsmobil (sozusagen ein B\u00fcro auf vier R\u00e4dern). All diese Fahrzeuge m\u00fcssen von A nach B bewegt werden, auch daf\u00fcr sind wir zust\u00e4ndig. Je nachdem, wie lang die Fahrt ist, kommen wir abends am Festivalgel\u00e4nde oder direkt am Hotel an.
So wirklich los geht\u2019s dann ab Tag zwei. Es geht morgens fr\u00fch aufs Gel\u00e4nde \u2013 und wer noch nie auf einem leeren Festivalgel\u00e4nde war: das ist eine eigene Welt. Es ist so weitl\u00e4ufig, und trotzdem ist so viel los. \u00dcberall fahren Gabelstapler, Techniker ziehen Kabel, Container werden abgesetzt \u2013 und mittendrin sind wir. <\/p>\n\n\n\n
Bevor wir irgendwas tun, hei\u00dft es erstmal: orientieren. <\/p>\n\n\n\n
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Wo k\u00f6nnen wir parken?<\/li>\n\n\n\n
Wo bauen wir das Modul auf?<\/li>\n\n\n\n
Wo ist unser Back-Bereich?<\/li>\n\n\n\n
Wo bekommen wir unsere Akkreditierungen (die offiziellen Zugangsberechtigungen f\u00fcrs Gel\u00e4nde)?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Klingt banal, ist aber essenziell. Ohne Akkreditierung kommt niemand aufs Gel\u00e4nde, ohne einen vern\u00fcnftigen Plan steht man schnell da, wo man nicht stehen darf. Nat\u00fcrlich reisen wir aber nicht unvorbereitet an. Lagepl\u00e4ne und Absprachen mit den Veranstalter:innen haben wir vorher schon, doch sollte man sich jetzt auf dem Gel\u00e4nde orientieren, und nicht in der PDF-Datei. Und genau da beginnt meine Aufgabe: \u00dcberblick behalten, offene Fragen kl\u00e4ren, die richtigen Ansprechpartner:innen finden. <\/p>\n\n\n\n
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Das Modul: 40 Fu\u00df Oase<\/h2>\n\n\n\n
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Unser \u201eModul\u201c ist im Grunde unser Markenauftritt vor Ort. \u201eModul\u201c, weil es modular gebaut ist. Es besteht aus verschiedenen \u00dcberseecontainern (f\u00fcr alle, die damit nichts anfangen k\u00f6nnen: das sind die riesigen Container, die man von Frachtschiffen kennt), die man in verschiedenen Anordnungen und verschiedenen Gr\u00f6\u00dfen zusammenbauen kann. So sind wir f\u00fcr kleinere und gr\u00f6\u00dfere Auftritte gewappnet. Das kommt uns auch sehr zugute, wenn wir an einem Wochenende zwei Festivals bespielen. Wer modular baut, bleibt flexibel. Nat\u00fcrlich gibt es auch andere Modulkonzepte, wie zum Beispiel den Ploom Planet, aber der tanzt halt gern etwas aus der Reihe.Aber wieder zur\u00fcck zum Thema: Unsere Markenauftritte bauen wir nicht selbst auf. Das k\u00f6nnen wir auch gar nicht, daf\u00fcr brauchen wir unseren Modulbauer. Er liefert die Container an, hantiert mit den entsprechenden Fahrzeugen und setzt die Teile per Kran an ihren Platz. Das \u00fcbersteigt definitiv meine F\u00e4higkeiten hinterm Steuer. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
Unsere Rolle als Festivalagentur ist eine andere. Wir geben vor, wie das Modul ausgerichtet sein soll, wo welche Elemente hinkommen und stimmen den Look & Feel ab. Ergo: Wir sind f\u00fcr das Konzept und f\u00fcr das Finetuning vor Ort zust\u00e4ndig. <\/p>\n\n\n\n
Sobald das Grundger\u00fcst steht, werden wir praktisch. Planen auslegen, Sand schippen, Pflanzen platzieren (und fest machen, Wind und Wetter sind nicht zu untersch\u00e4tzen!) sowie die zahlreiche Deko anbringen. Bei uns umfasst Projektmanagement dann auch schonmal Aufbau und Produktion. Falls sich jemand fragt, wie das Ganze am Ende aussieht und wor\u00fcber ich \u00fcberhaupt spreche: Die Camel-Oase. Ein Ort der Entspannung, mit Strand-Vibes und Liegest\u00fchlen, an dem man an der DIY-Station kreativ werden, oder beim Surf-Modul auf einem Palmenblatt Balance halten kann. Eine Fotobox und Drinks gibt es nat\u00fcrlich auch.<\/p>\n\n\n\n
Parallel dazu passiert einiges: Unsere Techniker:innen verkabeln das Modul, sodass wir alles haben, was wir brauchen: Strom f\u00fcr Belichtung, Musik, Screens, K\u00fchlung\u2026 Alles, was eine Oase eben so braucht.
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Dienstleister koordinieren<\/h2>\n\n\n\n
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W\u00e4hrend vorne aufgebaut wird, laufen im Hintergrund unz\u00e4hlige Abstimmungen. Wir arbeiten mit verschiedenen Dienstleister:innen zusammen \u2013 zum Beispiel DJ\u2019s, Baristas, Sand-Lieferant:innen oder unserem Security-Team. \u201eGewerke\u201c nennt man diese einzelnen Fachbereiche im Eventkontext. <\/p>\n\n\n\n
Die Aufgabe von uns ist es, all diese Beteiligten zu koordinieren:<\/p>\n\n\n\n
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Sind alle rechtzeitig vor Ort?<\/li>\n\n\n\n
Wei\u00df jeder, wo er\/sie hinmuss?<\/li>\n\n\n\n
Wurde jede:r vern\u00fcnftig gebrieft?<\/li>\n\n\n\n
Fehlt irgendwas?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Dazu kommen die Abstimmungen mit den Festival-Veranstalter:innen:<\/p>\n\n\n\n
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Wann wird Strom gelegt?<\/li>\n\n\n\n
Wann und wo holen wir die Cashless-Ger\u00e4te ab (die Ger\u00e4te, mit denen vor Ort bargeldlos bezahlt wird)? <\/li>\n\n\n\n
Wo bekommen wir unsere Funkger\u00e4te?<\/li>\n\n\n\n
Wer ist mein:e Ansprechpartner:in, wenn die Nachtwache nicht auftaucht?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Im Grunde sorgt unser Team daf\u00fcr, dass jede Person, jedes Tool und jedes Teil des Equipments zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Wenn das nicht klappen sollte, merkt es am Ende nicht nur das Team, sondern im Zweifel auch die Besucherinnen und Besucher. <\/p>\n\n\n\n
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Der Back-Bereich: B\u00fcro, Lager und Pausenplatz<\/h2>\n\n\n\n
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Damit wir bei all dem auch mal durchatmen k\u00f6nnen, gibt es unseren so genannten \u201eBack-Bereich\u201c. Unser eigenes kleines Backstage, nur multifunktional. Hier lagern wir unser Material, haben unsere eigene kleine K\u00fcche aufgebaut, k\u00f6nnen uns umziehen, Team-Meetings abhalten und uns auch mal f\u00fcr Arbeiten am Laptop ins Produktionsmobil (unser mobiles B\u00fcro) setzen. <\/p>\n\n\n\n
Meist wird dieser Bereich aus Fahrzeugen, Bauz\u00e4unen, Zelten, Bierzeltgarnituren und Outdoor-M\u00f6beln gebaut. Der perfekte Platz, um dem Trubel und den Menschenmassen kurz zu entwischen. Wenn man es zusammenfassen will: Es ist unser Lager, B\u00fcro, Wohnzimmer und unsere K\u00fcche auf Zeit. Und nach 12 Stunden auf dem Gel\u00e4nde ist man sehr dankbar f\u00fcr genau diesen Ort.<\/p>\n\n\n\n
Wenn dann alles aufgebaut ist, die Besucher:innen langsam (oder schnell) auf das Gel\u00e4nde st\u00fcrmen und der erste Festivaltag ins Rollen kommt, ist der Moment da, auf den man hingearbeitet hat. Nach dem letzten ruhigen Moment beim Hotelfr\u00fchst\u00fcck geht\u2019s ab aufs Gel\u00e4nde. Sobald die erste Schicht unserer Promoterinnen und Promoter eintrifft, beginnt der Check-In durch die Supervisor:innen (kurz: Sups). Das bedeutet: Arbeitskleidung ausgeben, Positionen zuteilen, letzte Briefings und offene Fragen kl\u00e4ren. <\/p>\n\n\n\n
Unsere Promoter:innen sind das Gesicht der Marke. Sie sprechen die Besuchenden an, erkl\u00e4ren Aktionen, betreuen Module oder Fotoboxen. Die Sups sind die direkten Ansprechpersonen vor Ort und steuern den operativen Ablauf. Schichtleiter:innen, quasi. Wenn alles perfekt laufen w\u00fcrde, h\u00e4tte ich als Teil des Live-Teams vor Ort ab jetzt kaum noch etwas zu tun. Unsere Teams wissen, was sie tun, sie sind gut geschult und oft schon erfahren. Aber: Perfekt ist auf Festivals ein deeeehnbarer Begriff. <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n
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Mal streikt eine Software, mal f\u00e4llt der Strom aus, mal ist das Fotopapier der Fotobox leer, mal haut uns der Wind alles weg, was nicht niet- und nagelfest ist. Meine Aufgabe dabei: Kleine Feuer l\u00f6schen, bevor sie gro\u00df werden. Und genau das ist das Spa\u00dfige daran \u2013 eine Situation fordert genau jetzt eine L\u00f6sung. Oft muss man improvisieren, denn Situationen auf Festivals, die mit vielen Menschen und bei jedem Wetter entstehen, kann man nicht immer fl\u00e4chendeckend voraussehen. Da werden schonmal L\u00f6sungen gefunden, von deren Effizienz man im Endeffekt selbst positiv \u00fcberrascht ist. <\/p>\n\n\n\n
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Improvisation ist kein Notfall, es ist Teil des Jobs<\/h2>\n\n\n\n
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Was ich relativ schnell gelernt habe: Man kann noch so gut planen, ein Festival mit tausenden Menschen, Technik, Wetter und Zeitdruck ist nicht zu 100 % vorhersehbar. <\/p>\n\n\n\n
Projektmanagement auf Festivals bedeutet deshalb nicht nur Excel-Tabellen, Zeitpl\u00e4ne und Budget\u00fcbersichten (auch wenn es im Vorlauf viel davon gibt). Es bedeutet auch, spontan Entscheidungen zu treffen, mit unterschiedlichsten Pers\u00f6nlichkeiten zusammenzuarbeiten, ruhig zu bleiben, wenn es hektisch wird und L\u00f6sungen zu finden, die es so vorher noch nicht gab. Und ja, Resilienz geh\u00f6rt auch dazu. Vor allem, wenn Schlafmangel und Platzregen (der gef\u00fchlt jedes Festival mindestens einmal heimsucht) gleichzeitig auftreten. <\/p>\n\n\n\n
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Warum ich trotzdem, oder vielleicht gerade deswegen, so viel Spa\u00df an meinem Job habe<\/h2>\n\n\n\n
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Ein Festival-Auftritt ist wie gesagt nie komplett planbar, und genau das macht es aus. Wenn am Ende alles steht, die Crew gut zusammenarbeitet, die Promoter:innen Bock auf ihren Job und die Besucher:innen Spa\u00df an unserem Modul haben, hab ich einen guten Tag. Genau dann habe ich beruflich, aber auch privat richtig viel Spa\u00df. <\/p>\n\n\n\n
Projektmanagement ist eben nicht nur Planung und Organisation. Es ist auch Durchf\u00fchrung, und jeder wei\u00df \u2013 wo Theorie zur Praxis wird, wird es spannend. Es ist Teamwork, Verantwortung, Improvisation und \u00f6fter als man denkt \u00c4rmel hochkrempeln und mit anpacken. Wenn zwischen Kabeltrommeln, Sand und Soundcheck alles funktioniert \u2013 dann macht\u2019s richtig Bock. \ud83e\udd18<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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Danke f\u00fcr deine Einblicke, Rebecca! Besonders sch\u00f6n wird dabei deutlich, wie abwechslungsreich die Arbeit im Live-Team ist: Kein Festival gleicht dem anderen, keine Herausforderung kommt zweimal genau gleich \u2013 und genau das macht den Reiz aus. Wir freuen uns, dass Rebecca ihre Erfahrungen mit uns und mit euch geteilt hat, und sind gespannt auf viele weitere Geschichten aus dem Agenturalltag und dem Festivalsommer 2026.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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