Festivalbesuche verbinden viele Menschen mit Musik, guter Stimmung und unvergesslichen Erlebnissen. Doch bevor Besucherinnen und Besucher durch liebevoll gestaltete Markenwelten schlendern, in Fotoboxen lachen oder in einer Festival-Oase entspannen können, steckt dahinter jede Menge Planung, Organisation und Teamarbeit. Wie sieht der Arbeitsalltag hinter den Kulissen eigentlich aus? Rebecca, Projektmanagerin bei R&H Live!, nimmt euch mit auf ein Festivalwochenende und zeigt, was es bedeutet, Markenauftritte von der Anreise über den Aufbau bis zum laufenden Betrieb erfolgreich umzusetzen. Daher geben wir nun das Wort an unsere Rebecca. Los geht’s!
Zwischen Sand, Soundcheck und spontanen Lösungen – mein Alltag als Projektmanagerin im Live-Team
Hallöchen meine Lieben, ich bin Rebecca, und bin seit Oktober 2024 bei Rothkopf & Huberty als Projektmanagerin in der Unit R&H Live! am Start. Seit 2018 bin ich bereits als Promoterin und Supervisorin Teil der Festival-Crew, und bin jetzt fester Bestandteil des Agenturteams. Da diese Beschreibung meines Jobs wirklich sehr schwammig ist, haben mich mittlerweile viele Leute aus meinem privaten Umfeld gefragt: „Sag mal, was machst du da eigentlich?“ Wenn ich dann sage, dass ich Markenauftritte für Festivals plane und durchführe, denken viele zuerst an das ideale Festivalleben: gute Musik, fantastische Stimmung und vielleicht nebenbei etwas Organisation. Die Wahrheit ist, dass der „Management“-Teil meines Jobs beginnt lange bevor die erste Bühne bespielt wird – ein Großteil davon passiert komplett hinter den Kulissen. Um diesen Teil soll es bei diesem Beitrag allerdings nicht gehen, dazu erzähle ich vielleicht ein anderes Mal mehr.
Heute nehme ich euch lieber mal direkt mit an den Ort des Geschehens. Dahin, wo es meist staubig, laut, manchmal chaotisch und eigentlich immer ziemlich spaßig ist – direkt in den Festival-Alltag. Zum Parookaville, Rock im Park, SMS und Co., zu einem Einblick in einen planbaren und doch manchmal überraschenden Alltag.
Ankommen, orientieren, Überblick verschaffen
Meistens ist der Anreisetag eher unspektakulär, zumindest was die operative Arbeit angeht. Wenn das Festival nicht in NRW, also im Umkreis der Agentur, stattfindet, sitzen wir erstmal einige Stunden im Auto. Oder im Sprinter. Oder im Produktionsmobil (sozusagen ein Büro auf vier Rädern). All diese Fahrzeuge müssen von A nach B bewegt werden, auch dafür sind wir zuständig. Je nachdem, wie lang die Fahrt ist, kommen wir abends am Festivalgelände oder direkt am Hotel an.
So wirklich los geht’s dann ab Tag zwei. Es geht morgens früh aufs Gelände – und wer noch nie auf einem leeren Festivalgelände war: das ist eine eigene Welt. Es ist so weitläufig, und trotzdem ist so viel los. Überall fahren Gabelstapler, Techniker ziehen Kabel, Container werden abgesetzt – und mittendrin sind wir.
Bevor wir irgendwas tun, heißt es erstmal: orientieren.
- Wo können wir parken?
- Wo bauen wir das Modul auf?
- Wo ist unser Back-Bereich?
- Wo bekommen wir unsere Akkreditierungen (die offiziellen Zugangsberechtigungen fürs Gelände)?
Klingt banal, ist aber essenziell. Ohne Akkreditierung kommt niemand aufs Gelände, ohne einen vernünftigen Plan steht man schnell da, wo man nicht stehen darf. Natürlich reisen wir aber nicht unvorbereitet an. Lagepläne und Absprachen mit den Veranstalter:innen haben wir vorher schon, doch sollte man sich jetzt auf dem Gelände orientieren, und nicht in der PDF-Datei. Und genau da beginnt meine Aufgabe: Überblick behalten, offene Fragen klären, die richtigen Ansprechpartner:innen finden.
Das Modul: 40 Fuß Oase
Unser „Modul“ ist im Grunde unser Markenauftritt vor Ort. „Modul“, weil es modular gebaut ist. Es besteht aus verschiedenen Überseecontainern (für alle, die damit nichts anfangen können: das sind die riesigen Container, die man von Frachtschiffen kennt), die man in verschiedenen Anordnungen und verschiedenen Größen zusammenbauen kann. So sind wir für kleinere und größere Auftritte gewappnet. Das kommt uns auch sehr zugute, wenn wir an einem Wochenende zwei Festivals bespielen. Wer modular baut, bleibt flexibel. Natürlich gibt es auch andere Modulkonzepte, wie zum Beispiel den Ploom Planet, aber der tanzt halt gern etwas aus der Reihe.Aber wieder zurück zum Thema: Unsere Markenauftritte bauen wir nicht selbst auf. Das können wir auch gar nicht, dafür brauchen wir unseren Modulbauer. Er liefert die Container an, hantiert mit den entsprechenden Fahrzeugen und setzt die Teile per Kran an ihren Platz. Das übersteigt definitiv meine Fähigkeiten hinterm Steuer.
Unsere Rolle als Festivalagentur ist eine andere. Wir geben vor, wie das Modul ausgerichtet sein soll, wo welche Elemente hinkommen und stimmen den Look & Feel ab. Ergo: Wir sind für das Konzept und für das Finetuning vor Ort zuständig.
Sobald das Grundgerüst steht, werden wir praktisch. Planen auslegen, Sand schippen, Pflanzen platzieren (und fest machen, Wind und Wetter sind nicht zu unterschätzen!) sowie die zahlreiche Deko anbringen. Bei uns umfasst Projektmanagement dann auch schonmal Aufbau und Produktion. Falls sich jemand fragt, wie das Ganze am Ende aussieht und worüber ich überhaupt spreche: Die Camel-Oase. Ein Ort der Entspannung, mit Strand-Vibes und Liegestühlen, an dem man an der DIY-Station kreativ werden, oder beim Surf-Modul auf einem Palmenblatt Balance halten kann. Eine Fotobox und Drinks gibt es natürlich auch.
Parallel dazu passiert einiges: Unsere Techniker:innen verkabeln das Modul, sodass wir alles haben, was wir brauchen: Strom für Belichtung, Musik, Screens, Kühlung… Alles, was eine Oase eben so braucht.
Dienstleister koordinieren
Während vorne aufgebaut wird, laufen im Hintergrund unzählige Abstimmungen. Wir arbeiten mit verschiedenen Dienstleister:innen zusammen – zum Beispiel DJ’s, Baristas, Sand-Lieferant:innen oder unserem Security-Team. „Gewerke“ nennt man diese einzelnen Fachbereiche im Eventkontext.
Die Aufgabe von uns ist es, all diese Beteiligten zu koordinieren:
- Sind alle rechtzeitig vor Ort?
- Weiß jeder, wo er/sie hinmuss?
- Wurde jede:r vernünftig gebrieft?
- Fehlt irgendwas?
Dazu kommen die Abstimmungen mit den Festival-Veranstalter:innen:
- Wann wird Strom gelegt?
- Wann und wo holen wir die Cashless-Geräte ab (die Geräte, mit denen vor Ort bargeldlos bezahlt wird)?
- Wo bekommen wir unsere Funkgeräte?
- Wer ist mein:e Ansprechpartner:in, wenn die Nachtwache nicht auftaucht?
Im Grunde sorgt unser Team dafür, dass jede Person, jedes Tool und jedes Teil des Equipments zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Wenn das nicht klappen sollte, merkt es am Ende nicht nur das Team, sondern im Zweifel auch die Besucherinnen und Besucher.
Der Back-Bereich: Büro, Lager und Pausenplatz
Damit wir bei all dem auch mal durchatmen können, gibt es unseren so genannten „Back-Bereich“. Unser eigenes kleines Backstage, nur multifunktional. Hier lagern wir unser Material, haben unsere eigene kleine Küche aufgebaut, können uns umziehen, Team-Meetings abhalten und uns auch mal für Arbeiten am Laptop ins Produktionsmobil (unser mobiles Büro) setzen.
Meist wird dieser Bereich aus Fahrzeugen, Bauzäunen, Zelten, Bierzeltgarnituren und Outdoor-Möbeln gebaut. Der perfekte Platz, um dem Trubel und den Menschenmassen kurz zu entwischen. Wenn man es zusammenfassen will: Es ist unser Lager, Büro, Wohnzimmer und unsere Küche auf Zeit. Und nach 12 Stunden auf dem Gelände ist man sehr dankbar für genau diesen Ort.
Festivalbetrieb – jetzt geht’s wirklich los
Wenn dann alles aufgebaut ist, die Besucher:innen langsam (oder schnell) auf das Gelände stürmen und der erste Festivaltag ins Rollen kommt, ist der Moment da, auf den man hingearbeitet hat. Nach dem letzten ruhigen Moment beim Hotelfrühstück geht’s ab aufs Gelände. Sobald die erste Schicht unserer Promoterinnen und Promoter eintrifft, beginnt der Check-In durch die Supervisor:innen (kurz: Sups). Das bedeutet: Arbeitskleidung ausgeben, Positionen zuteilen, letzte Briefings und offene Fragen klären.
Unsere Promoter:innen sind das Gesicht der Marke. Sie sprechen die Besuchenden an, erklären Aktionen, betreuen Module oder Fotoboxen. Die Sups sind die direkten Ansprechpersonen vor Ort und steuern den operativen Ablauf. Schichtleiter:innen, quasi. Wenn alles perfekt laufen würde, hätte ich als Teil des Live-Teams vor Ort ab jetzt kaum noch etwas zu tun. Unsere Teams wissen, was sie tun, sie sind gut geschult und oft schon erfahren. Aber: Perfekt ist auf Festivals ein deeeehnbarer Begriff.
Mal streikt eine Software, mal fällt der Strom aus, mal ist das Fotopapier der Fotobox leer, mal haut uns der Wind alles weg, was nicht niet- und nagelfest ist. Meine Aufgabe dabei: Kleine Feuer löschen, bevor sie groß werden. Und genau das ist das Spaßige daran – eine Situation fordert genau jetzt eine Lösung. Oft muss man improvisieren, denn Situationen auf Festivals, die mit vielen Menschen und bei jedem Wetter entstehen, kann man nicht immer flächendeckend voraussehen. Da werden schonmal Lösungen gefunden, von deren Effizienz man im Endeffekt selbst positiv überrascht ist.
Improvisation ist kein Notfall, es ist Teil des Jobs
Was ich relativ schnell gelernt habe: Man kann noch so gut planen, ein Festival mit tausenden Menschen, Technik, Wetter und Zeitdruck ist nicht zu 100 % vorhersehbar.
Projektmanagement auf Festivals bedeutet deshalb nicht nur Excel-Tabellen, Zeitpläne und Budgetübersichten (auch wenn es im Vorlauf viel davon gibt). Es bedeutet auch, spontan Entscheidungen zu treffen, mit unterschiedlichsten Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten, ruhig zu bleiben, wenn es hektisch wird und Lösungen zu finden, die es so vorher noch nicht gab. Und ja, Resilienz gehört auch dazu. Vor allem, wenn Schlafmangel und Platzregen (der gefühlt jedes Festival mindestens einmal heimsucht) gleichzeitig auftreten.
Warum ich trotzdem, oder vielleicht gerade deswegen, so viel Spaß an meinem Job habe
Ein Festival-Auftritt ist wie gesagt nie komplett planbar, und genau das macht es aus. Wenn am Ende alles steht, die Crew gut zusammenarbeitet, die Promoter:innen Bock auf ihren Job und die Besucher:innen Spaß an unserem Modul haben, hab ich einen guten Tag. Genau dann habe ich beruflich, aber auch privat richtig viel Spaß.
Projektmanagement ist eben nicht nur Planung und Organisation. Es ist auch Durchführung, und jeder weiß – wo Theorie zur Praxis wird, wird es spannend. Es ist Teamwork, Verantwortung, Improvisation und öfter als man denkt Ärmel hochkrempeln und mit anpacken. Wenn zwischen Kabeltrommeln, Sand und Soundcheck alles funktioniert – dann macht’s richtig Bock. 🤘
Danke für deine Einblicke, Rebecca! Besonders schön wird dabei deutlich, wie abwechslungsreich die Arbeit im Live-Team ist: Kein Festival gleicht dem anderen, keine Herausforderung kommt zweimal genau gleich – und genau das macht den Reiz aus. Wir freuen uns, dass Rebecca ihre Erfahrungen mit uns und mit euch geteilt hat, und sind gespannt auf viele weitere Geschichten aus dem Agenturalltag und dem Festivalsommer 2026.